آيين‌نامه اعزام مأموران و هيئت‌هاي شهرداري تهران به خارج از كشور

آيين‌نامه اعزام مأموران و هيئت‌هاي شهرداري تهران به خارج از كشور

ماده‌واحده:

در راستاي عمل به وظايف نظارتي شوراي اسلامي شهر تهران و مستند به بندهاي هشتم و چهاردهم ماده هفتاد و يكم قانون (71) تشكيلات، وظايف و انتخابات شوراهاي اسلامي كشور و انتخاب شهرداران مصوبه 1375/3/1 و الحاقات بعدي آن و با لحاظ تأثيرات بودجه‌اي عملكرد شهرداري در خصوص اعزام مأموران و هيئت‌هاي وابسته به خارج از كشور در بودجه ساليانه شهرداري تهران موظف است ضمن تشكيل كميته‌اي متشكل از:

الف - معاون مالي، اداري شهرداري تهران.

ب - معاون هماهنگي و برنامه‌ريزي شهرداري تهران.

ج - رئيس حراست كل شهرداري تهران.

د - مديركل روابط عمومي و بين‌الملل شهرداري تهران.

هـ - دو نفر نماينده منتخب از سوي شوراي اسلامي شهر تهران (به‌ عنوان ناظر)

با استفاده از مفاد دستورالعمل پيشنهادي پيوست و با رعايت كليه ضوابط و مقررات موضوعه نسبت به تهيه و تصويب دستورالعملي مشخص در اين زمينه اقدام و متعاقباً در اجراي مفاد دستورالعمل مذكور هماهنگي‌ها، پيگيري‌ها و نظارت لازم بر كليه واحدهاي اجرايي وابسته به شهرداري تهران اعم از مناطق، سازمان‌ها و شركت‌هاي وابسته به آن را اعمال نمايد.

متن دستورالعمل

«آيين‌نامه اعزام مأموران و هيئت‌هاي شهرداري تهران به خارج از كشور»

ماده يكم (1):

در اجراي مصوبه «الزام شهرداري تهران به تهيه و ارائه آيين‌نامه اعزام هيئت‌ها به خارج از كشور» ـ تصويبي در يك‌صد و هشتاد و دومين جلسه رسمي ـ علني ـ عادي شوراي اسلامي شهر تهران منعقده به تاريخ 1380/7/16 - ابلاغي به شماره 160/12374 به تاريخ 80/7/18 و به‌منظور جلوگيري از سفرهاي غيرضروري و كنترل هزينه‌هاي زائد و نيز بهره‌برداري مناسب از مأموريت‌هاي خارج از كشور كاركنان و مديران شهرداري تهران، تمامي واحدهاي شهرداري تهران اعم از واحدهاي ستادي، مناطق، سازمان‌هاي مستقل و غيرمستقل، شركت‌ها و مراكز وابسته به شهرداري تهران به غير از شهردار و معاونان مكلف‌اند در چارچوب بودجه و اعتبارات مصوب سالانه خود، طبق مفاد اين دستورالعمل نسبت به اعزام مأموران و هيئت‌هاي خود به خارج از كشور اقدام نمايند.

ماده دوم (2):

منظور از مأموريت‌هاي خارج از كشور، تمامي سفرهايي است كه در راستاي ايفاي وظايف و مسئوليت‌هاي قانوني و تحقق سياست‌ها و برنامه‌هاي شهرداري تهران حداكثر ظرف مدت نود (90) روز انجام مي‌شود.

ماده سوم (3):

منظور از كاركنان و مديران شهرداري تهران، تمامي كساني هستند كه به روش‌هاي رسمي (ثابت)، قراردادي و مأمور، رابطه استخدامي با شهرداري تهران داشته و از شهرداري تهران حقوق و مزايا، دستمزد و يا حق‌الزحمه دريافت مي‌نمايند.

ماده چهارم (4):

تمامي واحدهاي شهرداري تهران مكلف‌اند در انجام مأموريت‌ها، نكات زير را به‌ دقت رعايت نمايند:

الف - سياست اصلي شهرداري تهران كاهش ميزان مأموريت‌ها و محدود كردن آن‌ها در حد ضرورت مي‌باشد.

‌ب - در تعاملات بين‌المللي و همكاري با طرف‌هاي خارجي، حداكثر استفاده از روش‌هاي غيرحضوري مانند بهره گيري از ساز و كارهاي فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات، اينترنت، مكاتبه و غيره ضروري است.

‌ج - براي بهره‌گيري از تخصص و تجارب طرف‌هاي خارجي، دعوت از آنان و برگزاري سخنراني‌ها، همايش‌ها، كارگاه‌ها و دوره‌هاي آموزشي در داخل كشور اولويت دارد.

‌د - شركت در دوره‌ها، همايش‌ها يا نشست‌هايي كه هزينه آن با ميزبان است، در صورت سازگاري با اهداف و سياست‌هاي كلان جمهوري اسلامي ايران و منافع شهروندان و شهرداري تهران، در اولويت است.

هـ - شركت در آن دسته از دوره‌ها و همايش‌هاي بين‌المللي كه به موضوعات بديع و نوآوري‌هاي فاقد سابقه در داخل كشور مي‌پردازد، در حد ضرورت و كفايت، بلامانع است.

‌و - براي خريد كالاها و خدمات خارجي تا حد امكان بايد تلاش شود طرف‌هاي خارجي براي بازاريابي و فروش كالاهاي خود به ايران سفر كنند. سفرهايي كه از سوي واحدهاي شهرداري تهران به‌منظور بازاريابي و فروش خدمات فني و مهندسي و توليدات داخلي شهرداري تهران انجام مي‌شود، در اولويت است.

‌ز- رعايت شأن و جايگاه جمهوري اسلامي ايران، اخلاق و شئونات اداري و مصالح و منافع ملي از سوي تمامي مأموران اعزامي به خارج از كشور، الزامي است.

‌ح- رعايت هم‌ترازي رده سازماني سطح دعوت‌كنندگان و دعوت‌شدگان و تناسب تبادل هيئت‌ها ميان واحدهاي شهرداري تهران با ساير شهرهاي جهان و يا سازمان‌ها و مؤسسات خارجي از نظر تركيب، تعداد و سطح سازماني، الزامي است.

ماده پنجم (5):

انجام هرگونه سفر اداري به خارج از كشور توسط كاركنان و مديران شهرداري تهران با هر نوع گذرنامه از محل بودجه و اعتبارات شهرداري، سازمان‌هاي مستقل و غيرمستقل، شركت‌ها و واحدهاي وابسته و پرداخت هرگونه هزينه در ارتباط با سفرهاي خارجي اعم از هزينه بليط رفت و برگشت، هتل، غذا، مأموريت، تهيه ويزا، ثبت نام، عوارض خروج از كشور و ساير موارد مرتبط بدون رعايت مفاد و فرآيند پيش‌بيني‌شده در اين آيين‌نامه، ممنوع مي‌باشد.

ماده ششم (6):

به‌ منظور بررسي و تشخيص ضرورت انجام مأموريت خارج از كشور، سطح و تعداد مأموران اعزامي، مدت مأموريت، هزينه‌هاي سفر و ساير ابعاد و كيفيت انجام سفر، كميته‌اي با عنوان «كميته نظارت بر سفرهاي خارجي شهرداري تهران» كه از اين پس «كميته» ناميده مي‌شود، مركب از افراد مشروحة ذيل تشكيل مي‌شود:

الف- معاون مالي و اداري شهرداري تهران به‌ عنوان رئيس كميته.

‌ب- معاون هماهنگي و برنامه‌ريزي شهرداري تهران به‌ عنوان عضو كميته.

‌ج- رئيس حراست كل شهرداري تهران به‌ عنوان عضو كميته.

‌د- مديركل روابط عمومي و بين‌الملل شهرداري تهران به‌ عنوان عضو و دبير كميته.

هـ- بالاترين مقام مسئول حوزه متقاضي (معاونان شهردار يا مديران و مشاوران زير نظر مستقيم شهردار تهران) يا نماينده تام‌الاختيار وي.

و- نماينده‌اي از اعضاي شوراي اسلامي شهر تهران به‌ عنوان ناظر.

ماده هفتم (7):

تمامي مكاتبات مربوط به كميته با امضاي دبير كميته انجام مي‌شود. دبير كميته همچنين مسئوليت ابلاغ مصوبات و پيگيري اجراي آن‌ها را برعهده ‌دارد.

ماده هشتم (8):

تمامي درخواست‌ها و پيشنهادهاي مربوط به مأموريت‌هاي خارج از كشور ضمن اعلام توجيهات كارشناسي لازم و ضرورت انجام سفر مي‌بايست با امضاي بالاترين مقام مسئول هر حوزه (معاون شهردار در حوزه مربوطه) حداقل يك ماه قبل از تاريخ انجام مأموريت به دبيرخانه كميته ارسال گردد.

تبصره يكم (1):

مشاوران شهردار، مديران كل و مديران عاملي كه زير نظر مستقيم شهردار تهران فعاليت مي‌نمايند مي‌توانند درخواست‌ها و پيشنهادهاي خود را با امضاي خود و در مهلت مقرر مستقيماً به دبيرخانه كميته ارسال نمايند.

تبصره دوم (2):

در مواقعي كه اعزام مأمورين به خارج از كشور، بنا به تشخيص دبيرخانه كميته فوريت و ضرورت داشته باشد، كميته به شكل فوق‌العاده تشكيل جلسه داده و اتخاذ تصميم مي‌نمايد.

تبصره سوم (3):

كميته مكلف است درخواست‌ها و پيشنهادهايي كه در مهلت مقرر دريافت مي‌نمايد را حداكثر ظرف پانزده روز بررسي و نتيجه را به حوزه ذيربط اعلام نمايد. چنانچه كميته به هر دليل ظرف مدت مورد نظر نتيجه را به حوزة ذيربط اعلام ننمايد، به منزله عدم تأييد كميته مذكور خواهد بود.

ماده نهم (9):

جلسات كميته با حضور رئيس كميته و حداقل دو نفر از اعضا رسميت يافته و تصميم كميته با رأي اكثريت اعضاي حاضر در جلسه به تصويب مي‌رسد.

ماده دهم (10):

دبير كميته مكلف است مصوبات كميته را حداكثر ظرف مدت يك هفته پس از تصويب جهت اجرا به واحدهاي ذيربط ابلاغ نمايد.

ماده يازدهم (11):

احكام مأمورين اعزامي از واحدهاي ستادي و مناطق شهرداري تهران پس از ابلاغ مجوز كميته، توسط معاونت مالي و اداري شهرداري تهران صادر مي‌گردد و احكام مأمورين اعزامي از سوي سازمان‌هاي مستقل و غيرمستقل و شركت‌هاي وابسته به شهرداري تهران پس از ابلاغ مجوز كميته توسط رئيس هيئت ‌مديره و يا مديرعامل سازمان يا شركت ذي‌ربط صادر و هم‌زمان رونوشتي از احكام صادره به معاونت مالي و اداري شهرداري تهران و دبيرخانه كميته ارسال مي‌شود.

تبصره يكم (1):

در مواقعي كه بنابر موافقت رئيس شوراي اسلامي شهر و شهردار تهران، فرد يا افرادي از اعضاي شوراي اسلامي شهر تهران در تركيب هيئت اعزامي از سوي شهرداري تهران قرار داشته باشد، حكم مأموريت فرد يا افراد مورد نظر از سوي معاون مالي و اداري شهرداري تهران صادر و هزينه‌هاي سفر آنان از محل اعتبارات شهرداري تهران قابل پرداخت خواهد بود.

تبصره دوم (2):

احكام مأموريت مديران عامل سازمان‌هاي مستقل و غيرمستقل و شركت‌هاي وابسته به شهرداري تهران از سوي معاون مالي و اداري شهرداري تهران صادر مي‌شود.

ماده دوازدهم (12):

پس از ابلاغ مجوز كميته و صدور احكام مأموريت، هزينه‌هاي مربوطه اعم از ثبت نام، اخذ رواديد، خروج از كشور، بليط رفت و برگشت، اقامت، غذا و غيره بر اساس محاسبه و اعلام دبير كميته از محل اعتبارات مربوطه تأمين و به مأمور اعزامي و يا رئيس هيئت اعزامي، به شكل تنخواه پرداخت مي‌شود.

ماده سيزدهم (13):

مأمورين اعزامي مكلفند حداكثر تا (15) روز پس از اتمام مأموريت و بازگشت به كشور، طي نامه‌اي گزارش سفر خود را بر اساس فرمت خاصي كه توسط كميته تعيين گرديده است به مقام مافوق و دبيرخانه كميته ارسال و از وصول آن به دبيرخانه كميته اطمينان حاصل نمايند. دبيرخانه كميته موظف به ثبت و نگهداري گزارشات سفر و فراهم نمودن امكان بهره‌برداري از آن‌ها براي مجموعه شهرداري تهران مي‌باشد.

ماده چهاردهم (14):

در مواردي كه مأموريت خارج از كشور به‌صورت گروهي (بيش ازيك نفر) انجام مي‌شود، رئيس يا سرپرست هيئت كه توسط كميته تعيين مي‌شود، موظف به ارائه گزارش سفر مي‌باشد.

تبصره يكم (1):

انجام تسويه‌حساب نهايي و پرداخت فوق‌العاده مأموريت منوط به ارائه مكتوب گزارش سفر و تأييد دبير كميته خواهد بود. كميته مي‌تواند از اعزام كساني كه نسبت به تسويه‌حساب سفرهاي قبلي خود اقدام ننموده‌اند، جلوگيري نمايد.

ماده پانزدهم (15):

رئيس يا سرپرست هيئت اعزامي به منزله بالاترين مقام مسئول اجرايي شهرداري تهران در هيئت است و دستور و رأي وي نافذ و به منزله دستور اداري تلقي مي‌شود و پاسخگويي به ‌تمامي ابعاد و پيامدهاي سفر از وظايف او مي‌باشد. وظايف رئيس يا سرپرست عبارت است از:

الف- تشكيل جلسات توجيهي و يا شركت در جلسات توجيهي قبل از سفر كه توسط دبيرخانه كميته برگزار مي‌شود.

‌ب- اعلام ورود هيئت شهرداري تهران به نمايندگي سياسي ايران در كشور مقصد پس از ورود.

‌ج- برنامه‌ريزي و نظارت بر حسن اجراي برنامة هيئت.

‌د- ارائه گزارش‌ها و مواضع رسمي شهرداري تهران در همايش يا مجمع بين‌المللي مورد نظر.

هـ- نظارت بر رعايت شئونات اداري و اخلاقي توسط اعضاي هيئت.

‌و- انجام ملاقات‌ها و رايزني‌ها با همتايان خارجي خود در طول مأموريت.

‌ز- تقسيم وظايف و مسئوليت‌ها ميان اعضاي هيئت و نظارت بر حسن اجراي تدابير و برنامه‌ها.

‌ح- انتخاب فردي از هيئت براي تهيه گزارش و ثبت وقايع سفر و ارسال آن به مقام مافوق و دبيرخانه كميته پس از اتمام مأموريت.

‌ط- نظارت بر نحوة انجام هزينه‌هاي هيئت در چارچوب ضوابط و مقررات.

‌ي- ساير موارد (پيش‌بيني نشده در طول سفر).

ماده شانزدهم (16):

تشريفات مربوط به اعزام مأموران و هيئت‌هاي واحدهاي ستادي و مناطق شهرداري تهران اعم از برگزاري جلسه توجيهي، ثبت نام در همايش‌ها، دريافت دعوت‌نامه، اطلاع‌رساني و هماهنگي با طرف‌هاي خارجي، اخذ رواديد، تهيه بليط رفت و برگشت، رزرو هتل، تدارك هدايا و بسته‌هاي فرهنگي مورد نياز تعيين تكليف هداياي دريافتي و ساير اقدامات مورد نياز برعهده دبيرخانه كميته (اداره كل روابط عمومي و بين‌الملل شهرداري تهران) و در مورد مأموران و هيئت‌هاي اعزامي از سازمان‌ها و شركت‌هاي وابسته به شهرداري تهران، در چارچوب اين آئين‌نامه بر عهده خود سازمان يا شركت اعزام كننده مي‌باشد.

تبصره:

در سفرهايي كه رياست آن را شهردار تهران و يا يكي از معاونين وي عهده‌دار باشند، يكي از كارشناسان روابط بين‌الملل بنا به پيشنهاد دبير كميته و تصويب كميته، به‌منظور انجام هماهنگي‌هاي سفر، تشريفات هيئت و مستندسازي سفر، اعزام خواهد شد.

ماده هفدهم (17):

ميزان و نحوة هزينه‌هاي ارزي مأموريت‌هاي خارج از كشور شهرداري تهران اعم از حق مأموريت‌ها و هزينه‌هاي اقامت، غذا و غيره بر اساس جدولي است كه به پيشنهاد دبيرخانه كميته به تأييد كميته رسيده و پس از موافقت شهردار تهران به تصويب شوراي اسلامي شهر مي‌رسد.

ماده هجدهم (18):

اداره كل امور مالي شهرداري تهران و يا سازمان‌هاي مستقل و غيرمستقل و شركت‌هاي وابسته به شهرداري تهران كه به تناسب واحد اعزام كننده منبع تأمين و پرداخت هزينه‌هاي سفر مي‌باشند، موظفند پس از دريافت تأييديه انجام سفر از سوي دبيرخانه كميته، نسبت به تسويه‌حساب نهايي با مأمور يا هيئت اعزامي اقدام نمايند. انجام تسويه‌حساب و قطعي نمودن اسناد هزينه بدون دريافت تأييد دبيرخانه كميته،ممنوع مي‌باشد.

ماده نوزدهم (19):

مأموران اعزامي به خارج از كشور لازم است داراي صلاحيت اخلاقي و شايستگي‌هاي تخصصي مورد نياز از قبيل تسلط به زبان خارجي، تخصص و يا سابقه كار مرتبط با موضوع مأموريت و تناسب سطح سازماني با موضوع مأموريت، بنا به تشخيص مقام درخواست‌كننده يا پيشنهاد دهنده و تأييد كميته باشند.

ماده بيستم (20):

معاونت هماهنگي و برنامه‌ريزي شهرداري تهران مكلف است در چارچوب سياست‌ها و برنامه‌هاي كلان شهرداري تهران به‌صورت متمركز و بنا بر پيش‌بيني و تقاضاي دبيرخانه كميته، بودجه و اعتبارات مورد نياز براي تحقق مأموريت‌هاي خارج از كشور واحدهاي ستادي و مناطق شهرداري تهران در هر سال را در بودجه سالانه شهرداري به‌صورت متمركز، منظور نمايد.

ماده بيست و يكم (21):

سازمان‌هاي مستقل و غيرمستقل و شركت‌هاي وابسته به شهرداري نيز لازم است بودجه و اعتبارات مورد نياز خود در ارتباط با مأموريت‌هاي خارج از كشور را همه ساله در بودجه سالانه خود، پيش‌بيني و منظور نمايند.

ماده بيست و دوم (22):

دبيرخانه كميته موظف است هر سه ماه يك‌بار گزارش عملكرد كميته را همزمان به رياست شوراي اسلامي شهر و شهرداري تهران و متعاقباً شهردار تهران به شوراي اسلامي شهر تهران گزارش نمايد.

ماده بيست و سوم (23):

دبيرخانه كميته موظف است در زمينه اعزام مأموران و هيئت‌هاي شهرداري تهران به خارج از كشور، هماهنگي‌هاي لازم را با حوزه‌هاي مربوطه وزارت امور خارجه و نمايندگي‌هاي سياسي كشورمان در خارج از كشور و همچنين طرف‌هاي خارجي به عمل آورد.